Microsoft Excel est sans doute le logiciel le plus complexe de la suite Microsoft Office. Il est assez simple à prendre en main pour créer des tableaux. Mais des astuces existent pour profiter des très, très nombreuses fonctionnalités du logiciel.
Dans cet article, vous aller retrouver les meilleurs astuces pour gagner du temps avec Excel que vous soyez pro ou novice.
Les raccourcis clavier sur Microsoft Excel
Comme de nombreux logiciels, quelques raccourcis bien utiles permettent d’être plus productif sur Excel. Outre les traditionnels Ctrl+S pour sauvegarder un document ou Ctrl+C pour copier un élément, ces 10 raccourcis spécifiques à Excel permettent d’aller plus vite.
- Accéder à la page suivante : CTRL + PAGE DOWN
- Accéder à la page précédente : CTRL + PAGE UP
- Jongler entre deux classeurs ouverts : Taper sur ALT + TAB
- Recalculer les données : F9
- Insérer la date du jour : CTRL+; (point virgule)
- Insérer l’heure : CTRL+: (deux points)
- Atteindre une cellule ou un tableau : F5
- Sélectionner toute une colonne active : CTRL+Espace
- Sélectionner toute une ligne active : SHIFT+Espace
- Sélectionner toute la feuille Excel : CTRL+A
- Faire un collage spécial sur Excel (pour ne coller que les données etc.) : CTRL+ALT+V
- Insérer une somme automatique : ALT+=
- Masquer (et surtout ré-afficher) le ruban des fonctionnalités : CTRL+F1
Passez de la minuscule à la Majuscules
Majuscule : dans une cellule vide saisissez « = » et tapez MAJUSCULE, puis, sélectionnez la cellule de la chaîne que vous souhaitez afficher et appuyez sur «entrée»
Minuscule : dans une cellule vide saisissez « = » et tapez MINUSCULE, ensuite sélectionnez la cellule de la chaîne que vous souhaitez afficher et appuyez sur «entrée»
Majuscule seulement pour la première lettre : dans une cellule vide saisissez « = » et tapez NOMPROPRE, ensuite sélectionnez la cellule de la chaîne que vous souhaitez afficher et appuyez sur « entrée ».
Inverser les lignes et les colonnes d’un tableau Excel
Utilisez la fonction « Transposer » .
Sélectionnez le tableau « Ctrl + A » et copiez les données « Ctrl + C »
Cliquez sur une cellule vide et, avec la souris, appuyez sur le bouton droit puis, avec l’option collage, choisir l’option « Transposer »
Les lignes et les colonnes de l’ancien tableau sont inversées.
Concaténer (assembler) plusieurs cellules
Fusionner des chaînes de caractères qui se trouvent dans des cellules distinctes pour n’en former qu’une seule
Par exemple : vous avez 2 cellules distinctes : HisabaTIC 1 & HisabaTIC 2 vous voulez les réunir dans une seule cellule = HisabaTIC 3
Cliquez dans la cellule vide souhaitée, insérez le résultat de la concaténation de vos cellules.
Tapez le signe « = » puis cliquez sur la première cellule de la chaîne que vous souhaitez afficher.
Saisissez ensuite « & » , si vous souhaitez insérer un espace avant la prochaine chaîne que vous allez insérer, ajoutez à la commande « “ ” & »
Cliquez ensuite sur la seconde cellule. Vous allez voir : = A4&“ ”&B4
Appuyez la touche « entrée ». Vous allez voir par exemple, HisabaTIC 3.
Si vous voulez réunir les deux cellules ensembles, tapez « = A4 & B4 »
Répéter les lignes à l’impression
Excel implique parfois d’imprimer des listings pour les pointer. Vous pouvez répéter les en-têtes de ligne sur chaque page imprimée. Depuis l’onglet Mise en page, sélectionnez “Imprimer les titres”. Dans le champ “Lignes à répéter en haut”, cliquez sur la flèche, sélectionnez votre ligne contenant les étiquettes de vos colonnes et appuyez sur Entrée pour valider.
Comment utiliser le tableau croisé dynamique?
Tout d’abord, pour créer votre tableau croisé dynamique, sélectionnez la plage de données, et cliquez sur Tableau croisé dynamique (PivotTable), depuis l’onglet Insérer (Insert). Idéalement, il faut sélectionner les colonnes de votre plage de données, ainsi, si des lignes de données sont ajoutées à la suite, le tableau croisé dynamique pourra être mis à jour facilement depuis l’onglet Analyse > Actualiser (Analyze> Refresh). Cela vous permettra de ne plus perdre votre temps à recommencer votre tableau croisé dynamique!
À partir de là, il vous faudra recalculer tous les ratios via la liste des formules depuis l’onglet Analyse dans les Champs, éléments et jeux (Analyze> Fields, Items & Sets> Calculated field), par exemple : taux de clics, taux de conversions, CPC, CPA, CTR, taux de rebond…
Pour ne pas se tromper, un conseil important : pensez à supprimer les ratios de la plage de données avant de faire le tableau croisé dynamique, ainsi vous serez obligé de les calculer correctement.
Une fois que vos données sont récoltées dans le tableau, il faut les organiser. Vous pouvez jouer avec les niveaux (marché/langue/format ou format/langue/marché) afin de trouver la vue qui correspond le mieux à vos besoins. Par la même occasion, vous pouvez utiliser le drag and drop à partir de la colonne Étiquette de données (Row labels) et créer un filtre en sélectionnant directement les données dans le tableau (clic droit > filtrer > cellules sélectionnées uniquement) (right click> filter> Keep Only Selected Items).
Nettoyer automatiquement les doublons
On peut même aller plus loin par rapport à l’astuce précédente. Imaginons que vous avez un tableau Excel dans lequel vous saisissez des milliers de lignes et vous ne souhaitez pas en conservez les doublons. Comme dans la pub pour un célèbre téléphone « il y a une application pour cela ». En effet, dans l’onglet « données », un outil « supprimer les doublons » permet de sélectionner la colonne à nettoyer et Excel se chargera automatique d’éliminer toutes les lignes en double.
Mettre en page automatiquement un tableau
Par défaut, le design d’une feuille Excel est relativement sommaire. Pour le rendre plus esthétique et ergonomique, on a souvent tendance à alterner les couleurs de chaque ligne et à ajouter des fonds pour mieux distinguer les données.
Mais pour éviter de recréer ces mises en page à chaque création de fichiers, sachez que Excel peut le gérer automatiquement, notamment grâce à son outil de « Mise sous forme de tableau » qui applique un design à votre tableur, vous permettant de vous y retrouver plus facilement.
Utiliser les macros pour automatiser des tâches
La fonctionnalité la plus puissante pour gagner du temps est sans hésiter l’utilisation de macros. Les macros Excel sont basés sur un langage VBA me Microsoft C’est un outil qui fonctionne avec un algorithme lui donnant la consigne de réaliser une action spécifique. Ainsi, en codant des macros correspondant à vos besoins avec un développeur VBA, vous allez pouvoir demander à Excel de réaliser automatiquement des actions que vous faisiez à la main jusqu’alors.
Les possibilités sont infinies et certaines macros peuvent réaliser des actions très complexes comme importer des données comptables et générer automatiquement des tableaux de bord complexes pour aider à prendre des décisions stratégiques.
On parle ici d’une des fonctionnalités les plus avancées d’Excel. Certains outils permettant de gagner du temps sont accessibles en un clic depuis la barre d’outils.
Chère communauté de HisabaTIC le travail sous Excel est devenu quotidien. A cette heure-ci, beaucoup de personnes se servent de ce puissant programme sans réellement en connaître toutes les possibilités… Il est tout à fait possible de gagner énormément de temps avec de simples manipulations (raccourcis clavier) ou de simples fonctions (formules).
Cet article avait pour but de vous montrer qu’en seulement quelques clics, un temps précieux peut-être gagné, temps qui, dans certains cas, peut se compter en heures.
Équipe de HisabaTic
